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Ratgeber Online Marketing

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Erfolgreiches Anfragenmanagement: So verpassen Sie keine Anfrage mehr

Erfolgreiches Anfragenmanagement: So verpassen Sie keine Anfrage mehr

Einer der häufigsten Gründe für entgangene Aufträge (und damit einhergehend die Umsatzeinbußen) ist ein fehlendes oder unzureichendes Anfragenmanagement. Ihre Kunden haben heutzutage vielerlei Kanäle, Anfragen an Sie zu richten. Einige davon können sein:

  • Telefonanruf
  • E-Mail
  • Fax
  • Vor Ort Termin / Besuch
  • Social Media Kanäle wie Facebook

Doch nicht nur das Kontrollieren und Managen dieser vielen verschiedenen Eingangskanäle führt zu einem erheblichen Zeitaufwand: Sie müssen zusätzlich priorisieren und erkennen, wie hoch die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer eingehenden Anfrage ist. Zu guter Letzt gilt es diese zu beantworten. Ggf. nutzen Sie hierfür wiederum einen anderen Kanal, als derer für den sich Ihr Kunde entschieden hat.

Den Überblick zu behalten, muss jedoch keine Kunst sein. Wichtig ist, dass Sie ein Konzept haben, wie Sie Anfragen entgegen nehmen und darauf reagieren. Dabei kann es Ihnen helfen, ein zentrales Werkzeug in diesem Dschungel an Kommunikationsmitteln zu besitzen, das alle Anfragen zentralisiert. Dieses Werkzeug muss in der Lage sein, dass Sie alle wesentlichen Informationen an einem Ort vorfinden. Nur so erkennen Sie schnell den aktuellen Stand einer Anfrage, sehen die Vorgeschichte und können feststellen, welche Randbedingungen in jedem einzelnen Fall existieren. Zu guter Letzt ist die Ortsunabhängigkeit entscheidend: Nur wenn Sie von jedem Ort aus Zugriff auf diese Informationen haben, kann es Ihnen einen Mehrwert bieten. Denn finden Sie Ihre entscheidenden Informationen nur auf einem Computer in Ihrem Büro vor, hilft es Ihnen nicht bei der Beantwortung einer Frage in einem Geschäftstermin oder unterwegs. Auch werden Sie schnell feststellen, dass Sie nicht alle Anfragen die unterwegs eingehen, zentral zusammenführen können.

Ein solches Werkzeug haben wir in Platform7 webBusiness 2 integriert. Platform7 webBusiness 2 ist ein Produkt, das Sie für einen kleinen monatlichen Betrag über das Internet beziehen. Alle Ihre Bürotätigkeiten können Sie hier verrichten. Der Vorteil ist, dass Sie das von jedem PC aus mit Internetzugang erledigen können. Sie müssen also nicht mehr nach Feierabend in Ihrem Büro sitzen und Ihre Verwaltungsaufgaben erledigen. Mit webBusiness 2 können Sie das bequem von der Couch aus, sogar mit einem Tablet.

Innerhalb von webBusiness 2 finden Sie das Modul "ServiceDesk". ServiceDesk ist eine leistungsstarke Lösung um Ihre Anfragen zu managen. Erhalten Sie eine Anfrage über E-Mail, per Anruf oder bei Ihrem Kunden direkt vor Ort, geben Sie diese Anfrage in das ServiceDesk ein. E-Mails können Sie sogar direkt an das ServiceDesk weiterleiten oder aber automatisch abrufen lassen. Ziel ist es, dass Sie alle Anfragen hier zusammen führen. Zu jeder Anfrage speichern Sie den (potentiellen) Kunden. Das hat den Vorteil, dass Sie direkt sehen, was Ihr Kunde insgesamt für Anfragen hatte, welche Wünsche er zuvor äußerte oder welche Produkte und Leistungen er bei Ihnen eingekauft hat. Sie können zusätzliche Notizen abspeichern, Dokumente beifügen und gemeinsam mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern die Anfragen steuern und beantworten.

Nutzen Sie die Funktion, direkt aus ServiceDesk zu antworten. Ihr Kunde wird eine E-Mail erhalten, in der alle notwendigen Informationen aufgeführt sind, gemeinsam mit Ihrer Antwort. Antwortet der Kunde auf diese Nachricht, landet diese wieder unmittelbar im ServiceDesk.

ServiceDesk kann noch mehr:

  • Filtern Sie offene und abgeschlossene Anfragen,
  • weisen Sie Anfragen einem Team von Mitarbeitern zu sodass jeder Einzelne an bestimmten Anfragen arbeiten kann,
  • buchen Sie Ihre Arbeitsstunden auf eine Anfrage und behalten den Überblick über geleistete Aufwände,
  • rechnen diese Leistungen am Schluss einer Anfrage ab

ServiceDesk ist nur eine von vielen Modulen in Platform7 webBusiness 2. Probieren Sie Platform7 webBusiness 2 kostenfrei und unverbindlich vier Wochen lang aus und prüfen, ob es Ihre Bedürfnisse an ein erfolgreiches Anfragemanagement erfüllt.

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Samuel Schmidt

Gründer und Inhaber von Platform7 mediadesign, aktiv seit 2005