Eine Geschichte darüber, wie ein mittelständisches Unternehmen seinen Service entlastet, seine Leads schneller erreicht — und dabei keine einzige Kundendaten-Grenze überschritten hat.
Ein solides, wachsendes Unternehmen. Gute Produkte, treue Kunden — und zwei Probleme, die jeden Tag ein bisschen größer wurden:
70 % der Anfragen waren Wiederholungen — „Wie richte ich das ein?“, „Wo finde ich …?“, „Was kostet …?“. Das Team beantwortete zum hundertsten Mal dieselben Fragen, während die wirklich kniffligen Fälle warteten. Antwortzeit: bis zu zwei Tage.
Abends, am Wochenende, über Instagram, über das Kontaktformular. Bis sich jemand meldete, vergingen Stunden — manchmal Tage. Und ein Lead, der Dienstagabend heiß war, ist Donnerstagmittag kalt. Die Konkurrenz war schlicht schneller.
Beide Probleme hatten dieselbe Ursache: Menschen erledigten Arbeit, die keine Menschen braucht.
Die Lösung war kein weiteres Tool mit vorgefertigten Antwortbausteinen. Stattdessen bekam das Unternehmen einen KI-Assistenten, der auf dem eigenen Wissen arbeitet: Produktunterlagen, Preislisten, Anleitungen, interne FAQs — alles fließt in eine geschützte Wissensbasis, aus der die KI ihre Antworten belegt zieht. Und zwar überall dort, wo Kunden ohnehin schon sind:
Als Chat-Widget, das Besucher rund um die Uhr berät — mit Antworten aus der eigenen Wissensbasis, nicht aus Textbausteinen.
Eingehende Anfragen werden gelesen, verstanden und beantwortet — oder sauber ans Team übergeben, wenn es ein Mensch sein muss.
Instagram- und Messenger-Anfragen laufen automatisch durch dieselbe Wissensbasis — jeder Kanal mit eigenem Ton und eigenem Auftrag.
Heute beantwortet der Assistent die Standardfragen sofort — korrekt, freundlich, rund um die Uhr. Er weiß, wann er zuständig ist, und er weiß, wann nicht: Braucht ein Fall menschliches Fingerspitzengefühl, übergibt er sauber ans Team — mit dem kompletten Gesprächsverlauf, damit niemand von vorn anfangen muss.
Der unterschätzte Bonus: Jede Frage, die die KI nicht beantworten kann, wird als Wissenslücke erfasst. Das Unternehmen sieht schwarz auf weiß, welche Informationen fehlen — und schließt die Lücken gezielt. Der Service wird nicht nur schneller. Er wird jeden Monat besser.
Im Vertrieb übernimmt der Assistent, was früher liegen blieb: den Erstkontakt. Ein Interessent fragt abends um 22 Uhr zum Angebot? Er bekommt sofort eine fundierte Antwort — und ein Gespräch, das qualifiziert: Was braucht er? Wie dringend? Passt das Angebot?
Das Vertriebsteam steigt genau dort ein, wo seine Zeit den größten Hebel hat: beim Abschluss.
Die erste Frage der Geschäftsführung war nicht „Was kann die KI?“, sondern: „Was passiert mit den Daten unserer Kunden?“ Die Antwort hat das Projekt möglich gemacht: Kein Kunde wird der KI namentlich vorgestellt. Das Sprachmodell arbeitet mit dem Anliegen — nie mit der Identität.
Aus einer E-Mail-Adresse oder einem Instagram-Namen wird eine neutrale Kennung. Die Zuordnung bleibt verschlüsselt im eigenen System.
E-Mail-Adressen und Social-Handles im Nachrichtentext werden erkannt und entfernt, bevor der Text das Haus verlässt.
Die Plattform läuft auf Infrastruktur in der EU, betrieben von Platform7 — keine Public Cloud. Wo die Daten liegen und wer Zugriff hat, ist damit jederzeit klar.
Jeder Zugriff auf Klardaten wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.
DSGVO-Konformität ist hier kein nachträgliches Versprechen — sie ist eingebaut.
Ein Assistent, der Fragen beantwortet, spart Zeit. Ein Assistent, der in die Prozesse integriert ist, verändert das Unternehmen. Angebunden an das CRM wird aus jedem Gespräch ein automatisierter Prozess:
Keine Zettel, keine vergessenen Follow-ups, keine Leads, die in einem Postfach versanden. Die KI führt das Gespräch — und die Prozesse dahinter laufen von selbst an.
Standardanfragen laufen automatisch, das Team konzentriert sich auf die Fälle mit Wirkung.
Jeder Lead bekommt in Sekunden eine Antwort — im Zeitfenster, in dem Kaufentscheidungen fallen.
Jede unbeantwortete Frage macht das System messbar besser.
Alles davon, ohne dass Kundendaten unkontrolliert an eine KI fließen.
Die Geschichte ist anonymisiert. Die Technologie dahinter nicht: Sie heißt Platform7 — und sie lässt sich auf Ihr Unternehmen, Ihr Wissen und Ihre Kanäle zuschneiden.
In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Service- und Vertriebsprozesse an und zeigen Ihnen konkret, was sich automatisieren lässt — und was (noch) nicht. Ehrlich, ohne Buzzword-Bingo.
Erstgespräch vereinbaren →Oder direkt: mail@platform7.de